Інформаційний хаос в бізнесі: як з ним боротися

Сучасні підприємства застосують чимало різних ІТ-систем, слабо чи взагалі не інтегрованих між собою. Внаслідок цього їхні дані також не синхронізовані. Це може призвести до того, що бізнес потрапляє в пастку інформаційного хаосу – коли потрібні дані «губляться» в одній з систем і співробітники компанії змушені витрачати багато часу, щоб знайти необхідний документ. В цьому матеріалі розкажемо вам, як уникнути таких випадків.

Скільки каналів комунікацій та сховищ даних ви зазвичай застосовуєте для роботи і спілкування з колегами, партнерами чи клієнтами?  Здебільшого це Slack, Zoom, Telegram, Skype, Viber, Google Workspace, Microsoft OneDrive… А ще можна згадати CRM-, ERP- чи іншу облікову систему. Всі ці програмні застосунки в більшості випадків не інтегровані між собою, в результаті майже кожен підприємець стикається із проблемою коректної обробки даних, які стрімко накопичуються з першого дня роботи компанії та розподілені серед різних платформ і сервісів.

Це доволі підступна ситуація – спочатку здається, що ніякої проблеми немає, адже інформація нікуди не зникла, просто на пошук витрачається більше часу, ніж раніше. Потім виявляється, що ви разом із колегами вже тонете в інформаційному хаосі, і навести лад зі зберіганням інформації значно важче, ніж здавалося ще вчора. А головне – все це призводить до великих витрат часу на пошук потрібних документів і, відповідно, зниження продуктивності співробітників.

Наприклад, вам треба терміново відправити контракт на підпис потенційному клієнту. Ви знаходите файл і надсилаєте його, але потім з негативної реакції клієнта дізнаєтеся, що це зовсім не остання узгоджена версія. Актуальний файл знаходився не в Telegram, а в Google Drive, і ця помилка обернулася вам конфліктом з клієнтом, чи навіть втратою важливої угоди.

А ось інший приклад: вам необхідно підготувати документи для участі в тендері. Та ви не можете їх швидко знайти, адже вони можуть знаходитися в будь-якому з численних програмних застосунків, якими ви користуєтеся. Цей болісний процес пошуку не тільки призводить до стресу і фрустрації, але й може коштувати вам втрати бізнес-можливостей та репутації.

А тепер подумайте про те, що аналогічні негаразди напевно трапляються не тільки з вами, але й у масштабі всієї компанії. Уявляєте обсяг хаосу?

Щоб виправити дану проблему, а ще краще − уникнути її з самого початку, потрібно впровадити ефективну корпоративну екосистему, що реалізує інтегровані комунікації та злагоджені процеси. Оскільки така система має функцію наскрізного пошуку по чатах, імейл-листуваннях, документах, CRM-системах тощо, то в підсумку стає неважливим де, хто і в якому сервісі створив потрібний файл. Відеозапис наради, веб-портал чи інша система – всі дані автоматично індексуються сервісом централізованого пошуку. І коли виникне потреба знайти певний документ чи повідомлення − ви не будете шукати їх у кожному програмному додатку окремо, а скористаєтеся єдиним інструментом. Це значно підвищить вірогідність того, що ви отримаєте саме те, що шукали.

Як і що треба зробити для подолання хаосу:

• Замініть на єдиний універсальний інструмент розрізнені сервіси для комунікації та обміну документами, такі як Zoom, Telegram, Skype, Slack, Google Meet.
• Перенесіть по можливості всю важливу інформацію зі старих каналів комунікацій в цей новий сервіс і надалі ведіть спілкування з колегами та партнерами саме в ньому.
• Якщо ваші партнери звикли до інших сервісів комунікацій і поки відмовляються переходити на той, що є стандартом у вашій компанії – продовжуйте спілкуватися з ними в інших додатках, але після кожного спілкування перенесіть усі найважливіші дані у ваше основне середовище. Так, вам доведеться витрачати на це додатковий час, зате якщо інформація буде терміново потрібна – вона завжди під рукою.
• Звісно, уникайте будь-яких систем, що мають російське коріння. Ось один з негативних прикладів використання російських продуктів: з 1 червня 2023 року популярний хмарний сервіс «Бітрікс24» став недоступним для українських користувачів. Доступ до порталу закрився, а всі дані замовників були повністю видалені. Така сама історія може повторитися і з будь-якою іншою російською ІТ-системою.

Загалом чим масштабніший ваш бізнес – тим більше варто звертати увагу саме на глобальних виробників. По-перше, це гарантує, що ваші дані не зникнуть, а потрібний вам сервіс буде працювати безперебійно, по-друге, такі виробники зазвичай генерують цілу екосистему сервісів, кожен з яких тісно інтегрований з іншим.

Наприклад, універсальним комунікаційним сервісом для малого та середнього бізнесу може бути  Teams. Це зручний та популярний інструмент, який стане ще більш ефективним, якщо підключити інші продукти та сервіси цього ж розробника, зокрема Office 365 разом з віртуальним асистентом на базі ШІ Copilot.  Втім, є також альтеративні інструменти від інших розробників, чим саме користуватися – вирішувати вам.

На завершення хочу наголосити: систематизація інформації вимагає часу та терпіння, але результати, безсумнівно, варті усіх цих зусиль.

Автор: Віталій Грам, експерт із послуг хмарних обчислень та інформаційної безпеки, партнер Innoware